La Croix-Rouge Togolaise à 50 ans


la Croix-RougeTogolaise: une cascade de volontaire au service de l'humanité
NEWS
 > Le Staff de la Croix-Rouge Togolaise en Atelier de formation sur le Suivi-Evaluation au moyen des outils PHAST /SARAR (Sokodé du 04 au 13 Mai 2008
> Vers un meilleur suivi des activités de la Croix-Rouge Togolaise (Atakpamé le 02 Juillet 2007)

UNITE SUIVI-EVALUATION

 

Genèse du Département

 Pour donner plus de dynamisme à ses programmes et de faciliter l’appropriation des actions par les populations bénéficiaires, la Croix-Rouge Togolaise a entrepris une réforme institutionnelle adoptée par sa 10ème Assemblée Générale en décembre 1996. Cette réforme a définie six programmes prioritaires pour la Croix-Rouge Togolaise : 1. Santé, 2.  Secours, 3. Développement des Ressources, 4. Jeunesse, 5. Information et Diffusion et 6. Femmes et Développement.
Pour assurer le développement de ces programmes, la réforme a prévu une décentralisation des structures de gestion de la Société Nationale. Le démarrage du processus de décentralisation des structures a débuté en 1998  avec la restructuration du secrétariat général abritant l’administration générale et les départements de Santé, de Secours et d’Information et de Diffusion ainsi que le département de développement des ressources et avec la création des coordinations régionales dans trois des cinq régions du pays.
Pour concrétiser ses actions, la Croix-Rouge Togolaise a élaboré un plan stratégique 2002-2005 qui comme le nouveau (2007-2011 de la CRT), cadre avec la Stratégie 2010 de la Fédération Internationale des Sociétés Croix-Rouge et Croissant Rouge et comporte 5 axes à savoir :

  • Le renforcement du cadre institutionnel ;
  • Le renforcement des compétences en matière de secours et de préparation aux catastrophes ;
  • La promotion des principes fondamentaux de la Croix-Rouge et du Droit International Humanitaire ;
  • La contribution à l’amélioration de la santé de la population, y compris la lutte contre les IST/VIH/SIDA ;
  • La disponibilité et la gestion des volontaires.

Dans le soucie entre autres d’harmonisation des indicateurs, du système de monitoring et de reporting au niveau de tous ses département, la CRT s’est doté en fin 2007 avec l’aide de la Croix-Rouge Danoise, d’un manuel de suivi-évaluation.
Ceci a conduit en novembre 2008 à la mise en place d’une Unité de Suivi-Evaluation avec le recrutement du chef de ladite unité.


Mission de l’unité de suivi-évaluation
L’unité de suivi-évaluation a pour missions de :
  • Assurer la mise en oeuvre du Manuel de suivi-Evaluation de la Croix-Rouge Togolaise;
  • Coordonner l'exécution effective et fficace des revues et évaluations périodiques des projets et programmes de la CRT;
  • Coordonner l'élaboration et la révision régulière des outils de reporting à toius les niveaux;
  • Suivre l'évolution des activités de la CRT par rapport aux indicateurs arrêtés dans les plans stratégiques quinquennaux;
  • Coordonner le bilan et la révision du plan Strétégique quinquennal;
  • Appuyer de manière ponctuelle les Chefs de Département et les Coordinateurs régionaux dans la rédction des projets.
Composition de l’Unité de S-E

Pour assurer cette mission, la Croix-Rouge Toogolaise prévoie récruter trois personnes:

  • Un (01) Chef de l'Unité Suii-évaluation et
  • Deux (02) Assistants (éventuellement mais non exclusivement, pour Analyse et Méthodologie, pour Administration et Logistique)
    A ce jour, seul le Chef de ladite Uunité a été recruté.
Acteurs clés du système de suivi-évaluation

Par “acteurs clés”, on entand “acteurs jugés incontournables” dans le système de suivi-évaluation. Outre l’Unité de suivi-évaluation , les autres acteurs clés identifiés sont les suivants :

  • Présidents aux différents niveaux;
  • Secrétaire Général;
  • Chefs de départements et Chargés de programmes / Projets;
  • Coordonnateurs régionau et Chargés de programme régionaux;
  • Conseillers Techniques Nationaux préfectoraux et locaux
  • Représentants des Partenaires;
  • Agents de Mobilisation Communautaire;
  • Coachs préfectoraux et locaux
Rôle des differents acteurs dans le système de S&E

Acteurs clés

Rôles dans le système de S-E

1

Présidents national, régionaux, préfectoraux, locaux

  • Au niveau national

Valider les rapports de S-E qui engagent la CRT
Valider les propositions de réorientation venant du SG / des coordinateurs régionaux

  • A tous les niveaux

Faciliter les missions d’évaluation (Contacts, RV)
Présider les séances de briefings et de débriefings
Faire des missions de supervision une fois par an

2

Secrétaire Général

Valider les TDR de missions d’évaluation proposés par les chefs de départements
Faire des missions de suivi administratif et technique au moins une fois par an
Soumettre les rapports S-E au CD
Transmettre les rapports aux PTF après approbation du CD
Proposer des réorientations au CD suite aux recommandations des missions d’évaluation
Participer aux prises de décisions suite aux recommandations issues des missions d’évaluation

3

Chefs de départements

Faire des missions de suivi générale une fois par région et par an
Rédiger les TDR des missions d’évaluation
Concevoir des outils de S-E
Analyser les informations collectées sur le terrain
Appuyer les missions d’évaluation une fois par an
Rédiger des rapports de suivi technique

4

Chargés de Programmes / Projets

Faire des missions de suivi technique une fois par région et par an
Rédiger les TDR des missions d’évaluation
Concevoir des outils de S-E
Analyser les informations collectées sur le terrain
Appuyer les missions d’évaluation une fois par an
Rédiger des rapports de suivi technique

5

Conseillers Techniques Nationaux, Régionaux, Préfectoraux et locaux

Eclairer les prises de décision (donner des avis sur les recommandations)
Participer aux séances de briefing et de débriefing relatives aux missions d’évaluation

6

Représentants des PTF

Participer à l’élaboration des TDR des missions d’évaluation  
Participer aux missions d’évaluation
Servir d’intermédiaire entre le Siège de la Société Nationale et les consultants chargés des évaluations
Participer aux séances de briefing et de débriefing relatives aux missions d’évaluation
Apporter un appui à la rédaction des rapports de mission de d’évaluation

7

Coordonnateurs régionaux

Rédiger les TDR missions d’évaluation au niveau régional
Participer aux prises de décisions suite aux recommandations issues des missions d’évaluation
Faire des missions de suivi terrain une fois par mois
Valider les TDR proposés par les chargés de programme régionaux ou qui engagent la région
Partager les rapports de S-E avec le Comité Régional
Transmettre les rapports au Secrétaire Général après approbation

8

Chargés de programme régionaux

Faire des missions de suivi technique
Rédiger les TDR des missions d’évaluation
Concevoir des outils de S-E
Analyser les informations collectées sur le terrain
Appuyer les missions d’évaluation une fois par an
Soumettre les rapports de suivi au Coordinateur régional
Faire des missions de suivi terrain une fois par trimestre

9

AMC

Informer les bénéficiaires sur les missions de S-E les concernant
Préparer et faciliter les missions de S-E
Fournir des informations aux missions de S-E
Collecter les fiches des rapports des volontaires
Synthétiser les informations contenues dans les fiches de rapports
Faire la restitution aux volontaires et aux bénéficiaires
Faciliter la mise en œuvre des recommandations
Tester les outils de S-E (feedback)
Participer aux séances de débriefing au niveau régional

10

Coachs préfectoraux et locaux

Informer les bénéficiaires sur les missions de S-E
Préparer et faciliter les missions de S-E
Fournir des informations aux missions de S-E
Collecter les fiches des rapports des volontaires
Synthétiser les informations contenues dans les fiches de rapports
Faire la restitution aux volontaires et aux bénéficiaires
Faciliter la mise en œuvre des recommandations
Tester les outils de S-E (feedback)
Participer aux séances de débriefing au niveau indiqué
Participer aux séances de restitution de l’AMC